¿Es momento de implementar un software de control de Contratistas?
Quizás te hayas preguntado qué tan efectivos y eficientes son tus procesos de control y gestión documental con las empresas contratistas con las que trabajas. Si ese es tu caso, te presentamos una serie de tres artículos consecutivos con preguntas que te ayudarán a descubrir rápidamente si es el momento adecuado para digitalizar tus procesos y dotar a tu oficina de control con un software especializado de Minexus-CODIN. Este software permitirá a tus colaboradores automatizar tareas repetitivas, ahorrando tiempo significativo y optimizando su atención en áreas donde es realmente necesario.
En este primer artículo, comenzaremos por evaluar cuánto sabes acerca de tus recursos externos, el impacto en la gestión diaria de tu organización y la relación que tienes con cada una de tus empresas contratistas.
¡Comencemos!
¿Sabes cuántas empresas contratistas tienes y cuántos recursos están involucrados en tus operaciones diarias?
Puede parecer obvio, pero muchas empresas desconocen la dimensión de su estructura externalizada. Es importante saber con precisión cuáles son las empresas contratistas y cuántos de sus recursos están involucrados en tus operaciones. En lugar de llevar un control manual, un sistema automatizado te permite clasificar y contar la cantidad de personal subcontratado trabajando en tu planta. Además, puedes diseñar matrices de control individuales para cada empresa contratista, clasificándolos por actividad.
¿Puedes afirmar que tienes una relación ágil y fluida con cada una de las empresas contratistas durante el proceso de control?
Las relaciones personales pueden ser determinantes en el trabajo, y no deberías permitir que afecten la productividad de tu empresa. Un sistema de control de contratistas ayuda a las empresas contratistas a organizarse, y ellas lo valoran y agradecen. Nuestras encuestas demuestran que la satisfacción de las empresas contratistas aumenta radicalmente cuando las empresas para las cuales prestan servicios disponen de una plataforma de gestión y control documental. Esto les brinda la posibilidad de tener un portal de acceso exclusivo que los asiste en los procesos de envío de documentos y gestión de recursos.
¿Tienes una forma rápida de saber si los recursos de tus empresas contratistas están aptos para realizar sus tareas?
Esto implica saber diariamente quiénes tienen todos sus documentos en regla para evitar riesgos para tu empresa. Un sistema de control minimiza la posibilidad de que los recursos de las empresas contratistas asignados a operaciones estratégicas en tu compañía estén inhabilitados. A largo plazo, esto reduce los riesgos y las contingencias laborales, y aumenta la productividad tanto de tu empresa como de las contratistas.
¿Sabes con cuántos de ellos podrás contar en un nuevo proyecto a corto o mediano plazo?
La organización de tus contratistas te ayuda a evitar contratiempos en el futuro. Un software como Minexus-CODIN te permite visualizar rápidamente el estado de habilitación de cada recurso y proyectar su disponibilidad a mediano o largo plazo. Así, puedes anticipar con qué recursos contarás para un proyecto determinado y evitar contratiempos de última hora. Tus operaciones y actividades estarán garantizadas.
¿Qué tan ágil es tu control de acceso a la planta?
Hablando de contratiempos, el acceso a la planta es inevitable. Muchos clientes creían que mejorar los niveles de acceso estaba fuera de su control, ya que dependía de las empresas contratistas. Sin embargo, con Minexus-CODIN, facilitar la habilitación de recursos hace que los accesos a la planta ya no sean un problema. Tanto la empresa contratista como el propio recurso pueden consultar y visualizar si podrán acceder en una fecha determinada según su estado de cumplimiento actual o proyectado. Esto beneficia a la empresa que contrata al reducir drásticamente la presencia de recursos no habilitados, y también a la empresa contratista al evitar viajes o rechazos en el ingreso a las instalaciones.
¿Puedes identificar y evaluar los riesgos que representan cada una de las empresas contratistas en tu compañía?
Es importante tener en cuenta que no todas las empresas contratistas representan el mismo nivel de riesgo. Contar con ellas puede ser un alivio, pero también puede generar problemas. Un proceso de control efectivo de contratistas reduce directamente los riesgos asociados a la solidaridad laboral. Si además cuentas con un software como Minexus-CODIN, puedes identificar rápidamente las empresas contratistas o recursos que requieren mayor atención debido a su nivel de riesgo, y enfocar la gestión en ese segmento hasta normalizar la situación. De esta manera, puedes anticiparse a eventos desafortunados.
Analizar la situación actual de tu empresa es el primer paso para mejorar, así que te felicitamos por completar la primera parte. ¿Cómo te ha ido? ¿Crees que puedes optimizar tu proceso de control de contratistas?
Ahora que tienes una mejor comprensión de tu nómina externalizada, te invitamos a leer la segunda parte que se publicará pronto, donde podrás identificar las realidades y necesidades de tu equipo de control. Además, descubrirás qué tareas habituales podrían automatizarse, lo que simplificará y agilizará cada proceso, impactando directamente en la gestión global de empresas contratistas.
¡No te detengas!