Outsourcing de Compras
La externalización de servicios está ocupando cada vez más espacio dentro del modelo de gestión de las organizaciones. El objetivo de la misma, es aliviar la estructura de costos fijos contando con servicios de profesionales altamente especializados. Concretamente el Outsourcing de Compras, le permite a la Organización brindar respuesta inmediata a los requerimientos de materiales y servicios solicitados por los clientes internos en la empresa, pagando solamente por cada línea de RFQ convertida en Orden de Compra.
Adicionalmente, la externalización de la función de compras se debe a un cambio en la filosofía de gestión de los negocios. Las compañías, impulsadas por la reducción de márgenes y beneficios que han caracterizado otras épocas, buscan con mucho interés focalizarse en su “core competence”, esto es su línea con mayor ventaja competitiva en el mercado no destinando recursos internos y tercerizando aquellas de servicios donde encuentran opciones que pueden ejecutar dichas funciones de una forma más eficiente y beneficiosa en costos y tiempos de respuesta, sin perder la potestad y el poder de aprobación de la decisión final de contratación.
El servicio de Outsourcing de Compras, completa el seguimiento y llenado de indicadores para asegurar brindar retroalimentación del proceso a los clientes sobre las oportunidades de mejora que se descubren en su cadena de operación. Entre los indicadores podemos definir por ejemplo algunos relacionados a la eficiencia operativa como el denominado “RFQs Issued” (RFQs procesadas en un periodo de tiempo determinado), “RFQs Clarification from Client” (número de ítems de una RFQ´s que necesitan aclaración por parte del cliente interno o solicitadas por el proveedor), “RFQ Response Received” (Cantidad de líneas de RFQ´s de las cuales se reciben respuestas en tiempo por parte de los proveedores predefinidos).
En el ámbito de medición del “Valor agregado” del servicio, se podrían plantear indicadores como por ejemplo “Rate of New Vendors“ (especifica la cantidad de nuevos proveedores sugeridos a incorporar al proceso de compra del cliente), “Savings compared with previous RFQs/POs” (Total de líneas de RFQs/POs impactadas por reducción de precio debidos al mejoramiento de gestión de la relación comercial con el proveedor.
Seguidamente, las funciones más habituales tercerizadas en el Outsourcing de compras son:
- Outsourcing de los servicios administrativos del área,que incluye las tareas más puramente administrativas de la gestión de compras (creación de órdenes de compra, adquisición de productos y servicios, gestión de proveedores, operativa diaria, mantenimiento de la cadena de suministro, apoyo a las áreas de calidad con los proveedores, etc.).
- Outsourcing de la estrategia de Compras. Puede contratarse ‘in-company’o completamente externo, centrándose en tareas en la línea de trabajo de diseñar, planificar y ejecutar, junto con la Gerencia de Supply Chain, un plan estratégico-operativo para el área de compras. Dicho Plan, comprende, desde la definición de misión y visión del área, objetivos de corto, mediano y largo plazo. Adicionalmente, la definición de KPI´s para ir midiendo la efectividad, el logro del plan trazado y el detalle del conocimiento de la detección de la necesidad hasta la estrategia más óptima para cada producto y/o servicio en ejecución.
Finalmente resaltamos que la gestión del Área de Compras requiere de un perfil profesional de alta especialización, con gran experiencia en el ramo. Afrontar este tipo de perfil dentro de una organización, requiere hacer frente a sueldos de perfiles senior de compras, cuyo costo mensual puede superar los ars$ 60.000, solo en salario neto, a los cuales habría que añadir cargas sociales, bonos, aguinaldos, otros gastos de representación, etc. Comparando el costo del servicio, el ahorro que se podría lograr es realmente significativo.