Gestión de documentación: registro, calificación y control documental de proveedores.
La gestión de documentación (registro, calificación y control documental de proveedores), es crucial para garantizar el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la mitigación de riesgos en una organización. Te presentamos los beneficios que brinda Minexus para una gestión efectiva y con el diferencial de agregar valor en toda la cadena de abastecimiento (gestión precontractual, contractual y poscontractual)
1. Centralización de la documentación: ofrecemos un sistema centralizado donde se pueda almacenar toda la documentación relevante. con fácil acceso y actualización de la información.
2. Organización y categorización: clasificamos los documentos en categorías apropiadas. Dentro de cada categoría, considera organizar los documentos por fecha de vencimiento para facilitar el seguimiento.
3. Fecha de vencimiento y recordatorios: Registramos las fechas de vencimiento de cada documento. Establece recordatorios automatizados para notificar a los responsables con anticipación cuando se acerquen las fechas límite.
4. Responsabilidad asignada: responsabilidad de mantener y renovar cada documento a personas o equipos específicos. Esto garantizará que haya propietarios designados para realizar un seguimiento y cumplir con los plazos.
5. Verificación y actualización regular: Realizamos verificaciones periódicas para asegurarte de que toda la documentación esté actualizada y vigente.
6. Documentación respaldatoria: nos aseguramos de tener copias de respaldo de todos los documentos importantes. Esto protege contra la pérdida de información en caso de fallas técnicas o situaciones inesperadas.
7. Auditorías internas: Realizamos auditorías periódicas para evaluar la eficacia del sistema de gestión de documentación. Identifica cualquier brecha o área de mejora y toma medidas correctivas según sea necesario.
8. Cumplimiento normativo: toda la documentación cumple con los requisitos reglamentarios y normativos aplicables a tu industria y ubicación geográfica.