Gestión de documentación: registro, calificación y control documental de proveedores.

La gestión de documentación (registro, calificación y control documental de proveedores), es crucial para garantizar el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la mitigación de riesgos en una organización. Te presentamos los beneficios que brinda Minexus para una gestión efectiva y con el diferencial de agregar valor en toda la cadena de abastecimiento (gestión precontractual, contractual y poscontractual)

1.        Centralización de la documentación: ofrecemos un sistema centralizado donde se pueda almacenar toda la documentación relevante. con fácil acceso y actualización de la información.

2.        Organización y categorización: clasificamos los documentos en categorías apropiadas. Dentro de cada categoría, considera organizar los documentos por fecha de vencimiento para facilitar el seguimiento.

3. Fecha de vencimiento y recordatorios: Registramos las fechas de vencimiento de cada documento. Establece recordatorios automatizados para notificar a los responsables con anticipación cuando se acerquen las fechas límite.

4.       Responsabilidad asignada: responsabilidad de mantener y renovar cada documento a personas o equipos específicos. Esto garantizará que haya propietarios designados para realizar un seguimiento y cumplir con los plazos.

5.       Verificación y actualización regular: Realizamos verificaciones periódicas para asegurarte de que toda la documentación esté actualizada y vigente.

6.       Documentación respaldatoria: nos aseguramos de tener copias de respaldo de todos los documentos importantes. Esto protege contra la pérdida de información en caso de fallas técnicas o situaciones inesperadas.

7.       Auditorías internas: Realizamos auditorías periódicas para evaluar la eficacia del sistema de gestión de documentación. Identifica cualquier brecha o área de mejora y toma medidas correctivas según sea necesario.

8.      Cumplimiento normativo: toda la documentación cumple con los requisitos reglamentarios y normativos aplicables a tu industria y ubicación geográfica.